Organizace a vedení vedení osobních záznamů- přímá povinnost zaměstnanců personální služby. V situacích vytváření nové organizace, transformace starých či jiných reorganizačních možností, vedení a personálního oddělení je třeba znát hlavní body práce: školení a hledání zaměstnanců, příjem, přemístění a propouštění zaměstnanců, stejně jako pravidla archivace a online ukládání dokumentů.

Příslušná organizace správy osobních záznamů jako základ stability firmy

V každé organizaci bez ohledu na formuvlastnictví, je zde personál. Rozlišuje se v počtu a složení, pokud jde o funkce a kvalifikace. Úkolem personálního oddělení je zajistit, aby všechny problémy a problémy týkající se zaměstnanců podniku byly vyřešeny co nejrychleji a co nejdůležitější.

Stabilní fungování organizace závisí nazaměstnanců. Prvním úkolem personální služby je kompetentní a včasný výběr zaměstnanců, vedení personálních záznamů v souladu se zákonem a včasné doručení dokumentů do archivu. To je základ pro stabilní provoz každého podniku.

Personální školení pro práci s personálem

Pokyn týkající se personálního řízení jasněnaznačuje nutnost odborného výcviku personálních specialistů. V praxi je však často problém s výcvikem zaměstnanců požadovaného profilu.

Vyšší a sekundární speciální vzdělávací instituce nejsouvyrábějí odborníky s tak těsnou kvalifikací, jako je "vedení personálních záznamů". Školení se obvykle koná buď na místě, nebo na profilových kurzech. Je také možné školit zaměstnance přímo na pracovišti formou mentoringu.

Specialisté na školení v oblasti řízení lidských zdrojů navrhují následujícími způsoby:

• rekvalifikace na základě druhého vysokoškolského vzdělání;
• získání vysokoškolského vzdělání souvisejícího profilu, například "správa dokumentů", "judikatura", "řízení personálu", "ochrana informací";
• školení v specializovaných dlouhodobých kurzech (nejméně tři měsíce) s následným absolvováním zkoušky;
• praktická práce s následnou pravidelnou modernizací dovedností.

Normativní dokumenty upravující práci personálních služeb

Činnost personálního oddělení a obecné organizacevedení personálních záznamů velmi závisí na současných právních předpisech a interních regulačních dokumentech. Tato funkce souvisí s nuancí práce s velkým počtem osobních dokumentů, které jsou často důvěrné.

Kancelářská práce v personální službě je upravena těmito zákony:

• Ústavě, občanským a pracovním zákonům, jakož i trestní a rodinné zákony;
• legislativní akty o profilu organizace ve věcech týkajících se práce s personálem;
• normativní úkony místního významu;
• různé klasifikátory, pravidla a předpisy na federální úrovni;
• interní regulační dokumenty, například instrukce o vedení osobních záznamů;
• příkazy a příkazy k řízení.

Zaměstnanci personální služby jsou povinni striktně dodržovat ustanovení normativních zákonů a především zákoníku práce.

Vyhledávání a dokumentace zaměstnanců

Údržba osobních záznamů začíná vyhledáváním a koncepcí personálu. Především je třeba určit možnosti hledání nových zaměstnanců. Mezi nimi stojí:

• agentur a úřadů práce;
• státní služba zaměstnanosti;
• veletrhy pracovních příležitostí;
• vzdělávací instituce;
• Poštovní tabule pro příspěvky a souhrny různých zdrojů;
• jiné organizace;
• přátelé a známí.

Veškeré možnosti hledání zaměstnanců mají své vlastní zásluhy a zneužívání, zaměstnanec personálního oddělení by měl co nejvíce využít možností, jak uzavřít volné místo.

Když je žadatel nalezen, provádí serozhovor. Je žádoucí, aby byl jeho pohyb zdokumentován: je tedy snazší měřit rozhodnutí o pronájmu či odmítnutí. V posledně uvedeném případě je osoba písemně informována o důvodu do pěti pracovních dnů. Pokud je uchazeč vhodný na volné místo, měl by být připsán. Od této doby začíná návrh personální dokumentace pro konkrétního zaměstnance.

Etapy registrace zaměstnání:

• uzavření pracovní smlouvy;
• zveřejnění pořadí přijetí;
• zápis do zaměstnání nového zaměstnance nebo jeho instituce;
• registrace osobního průkazu;
• pokud je v organizaci přijata - zřízení osobní podnikatelské činnosti;
• seznámení a podepisování vnitřních předpisů a pokynů zaměstnance.

Zaměstnanecké záznamy (osobní karty, seznam zaměstnanců)

Zachovává personální managementpovinná registrace účetních záznamů, zejména personálních a osobních karet. Tyto dokumenty jsou povinné pro organizace všech forem vlastnictví.

Personální obsazení a čísla by měly být relevantní a měly by odpovídat potřebám organizace. Zahrnuje jména všech příspěvků, počet sázek uvádějících volná místa pro toto období.

Osobní karty jsou jednotné dokumenty,obsahující stručné informace o pracovní činnosti zaměstnance a osobní informace. Podléhají přísnému účetnictví a zvláštním skladovacím podmínkám na místech, která zabraňují jejich znehodnocení a krádeži.

Objednávky personálu, rozdíly a specifika registrace

Obecná kancelářská práce v personální práci vpředevším vyjádřené v objednávkách a pokynech vedení. Tyto dokumenty se mohou týkat jak jednotlivých zaměstnanců, tak celého zaměstnance jako celku. Oni se liší konstrukcí a vlastnostmi úvodu do akce.

Většina objednávek a objednávekspecifické akce se zaměstnancem, mají jednotnou podobu. Jsou podřízeny povinné dohodě se všemi zainteresovanými osobami a seznámení se s příjemcem. Kopie osobních příkazů jsou uloženy v osobním souboru a originály v samostatných složkách.

Časopisy o evidenci zaměstnanců, pravidla registrace a uchovávání

Pro zaznamenání pohybu dokumentů sepersonální služba předpokládá údržbu specializovaných časopisů. Jedná se o tabulkové dokumenty vícestránkového formátu, nejčastěji sjednocené. Obvykle jsou dány buď ve velkých notebookech nebo zakoupeny ve specializovaných prodejnách.

Typy osobních časopisů:

• registrace příchozích a odchozích dokladů, včetně dopisů;
• registrace objednávek;
• registraci příchodu a odchodu zaměstnanců na úřední práci;
• registrace žádostí, podání, oznámení, úředních a servisních poznámek;
• registrace forem pracovních knih, jejich vložky;
• knihy pro zaznamenávání pohybů různých osobních dokladů a tak dále.

Všechny záznamy musí být nutně sešité a utěsněné a listy musí být očíslovány. Uložte je odděleně od všech dokumentů. S výhodou v bezpečné nebo speciální skříni.

Funkce údržby a ukládání osobních souborů

Dělat osobní záležitosti není povinné. Většina organizací však v jedné či druhé formě shromažďuje dokumenty zaměstnance. Samozřejmě, že v jedné složce je to pohodlnější.

Osobní záležitost je komplex dokumentovaných osobních informací o zaměstnanci, shromážděných a vytvořených v určitém pořadí. Může obsahovat různé dokumenty a kopie:

• kopie objednávek o zaměstnanci;
• kopie výkazů;
• kopie dokladů totožnosti, potvrzující kvalifikace, vzdělání, dávky a rodinný stav;
• dotazník;
• charakteristiky a recenze;
• odkazy, atd.

Osobní záležitosti patří osobníinformace by neměly být uchovávány od jiných dokumentů. Přístup k nim je omezen na přísně omezený počet úředníků. S odvoláním pracovníků jsou osobní soubory předány archivnímu úložišti.

Pravidla pro registraci, uchovávání a vydávání pracovních knih, jakož i vložky

Všechny organizace jsou povinny vést pracovní knihyjeho zaměstnanci, výjimkou - zaměstnanci, kteří byli na částečný úvazek. Při primárním příjmu zaměstnavatel získává nezávisle čisté formy a dělá v nich první záznam. Na titulní stránce zadejte příslušné údaje o zaměstnanci. Následně je nutné sledovat jejich význam a provést změny včas.

Hlavní část jepráce a sociální činnosti zaměstnance, jeho přijímání trvalých překladů, propuštění. Všechny položky jsou očíslovány v obecném pořadí a jsou zadány na základě objednávky. Záznam o propuštění je doprovázen dojmem pečeti organizace a podpisem hlavy.

Záznamy v sešitu jsou vytvořeny ručně, modřekuličkové pero, jasný a srozumitelný rukopis. Pečlivě sledujte relevanci a spolehlivost zadaných dat. Pokud potřebujete informace opravit, musí být opatrně vyškrtnuty jedním řádkem a aktualizovanými informacemi. Tato akce je nezbytně potvrzena podpisem hlavy a pečeti.

Pracovní knihy ukládat odděleně od ostatních dokumentů v trezoru. Je zakázáno jim předávat do rukou zaměstnanců nebo třetích stran bez zvláštního rozhodnutí příslušných orgánů.

Vlastnosti operačního a archivního ukládání personálních dokumentů

Uložení personálních dokumentů je určeno jejichzvláštní význam. Obsahují osobní údaje a jsou důvěrné. Tyto údaje nepodléhají neoprávněnému vyzrazení. V opačném případě je pokuta uložena personálu personálního oddělení a vedoucímu organizace.

Uspořádání řádného ukládání personáludokumenty v personální službě je žádoucí mít samostatnou místnost. Vstup do něj musí být jeden a musí být vybaven kovovými dveřmi s alarmem.

Samotné dokumenty musí být uloženy v kovuskříně nebo trezory. Vyvarujte se vystavení slunečnímu záření a prachu, teplotním rozdílům a příliš vysoké vlhkosti. Tyto jednoduché akce pomohou uchovat osobní údaje.